• Enstitü bünyesinde kullanılacak olan tüketim ve demirbaş mal ve malzeme alımları yapmak,
• Birimimiz Taşınır Kayıt ve kontrol işlemlerini; kaynağı edinme yöntemine bakılmaksızın taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabını verilmesi işlemlerini, 5018 sayılı kamu mali yönetimi ve kontrol kanununun 44. maddesine göre hazırlanan, 18 Ocak 2007 tarih ve 26407 sayılı resmi gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren taşınır mal yönetmeliğine uygun olarak yürütmektedir.
• Edinimi yapılan (satın alma, devir, bağış, üretim, sayım fazlası) muayene ve kabulü yapılmış kayda esas belgelerle (fatura tutanak vb.), taşınır kod listesindeki 150-253-255 hesap kollarına göre taşınır işlem fişi düzenlenerek giriş kayıtları yapılmış ve depolanmıştır.
• Birimizde kullanıma verilen demirbaşlar zimmetlenerek, demirbaş sicil numaraları yapıştırılmış ve dayanıklı taşınırlar listesi düzenlenmiştir.
• Tüketimi yapılan 150 kodlu taşınırlar üst yöneticinin belirlediği tarihlerde onaylı liste ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilmiştir.
• Kullanım amacını yitirmiş, miadını dolduran malzemelerin tespitlerinin yapılıp tutanakların düzenlenerek kayıtlardan düşümlerinin ilgili yönetmelik gereği yapılmıştır.
• Kayıtları tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlayarak
a-)Yıl Sonu sayımına ilişkin sayım tutanağı
b-)Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli
c-)Harcama birimi taşınır yönetim hesabı cetveli; Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli
d-)Yılsonu itibarıyla en son düzenlenen taşınır işlem fişinin sıra numarasını gösterir tutanak ile harcama yetkilisine sunulmuştur.
• 2024 Mali yılında M.Y.S.’den toplam 7 adet satın alma, 2 adet tüketim çıkışı, 3 adet devir giriş.
Yazı İşleri Destek Görevleri (Esra DEMİRAYAK)
• Yazı işlerine destek olmak, yönetim ve enstitü kurul kararlarını gerektiğinde yazmak, duyurmak
• Program açma tekliflerinde enstitü kurulu kararı ve dosyadaki evrakların tamamlanarak yazışmaların sağlanması,
• Gündem dosyasına girecek evrakların kontrolünün yapılması (Öğrenci işlerinin gerekli kontrollerinden sonra),
• Yönetim Kurulu’nun yapılacağı tarihteki evrakları düzenleyerek gündemi oluşturmak,
• Yönetim Kurul Kararlarının duyurulması,
• Enstitü Kurulunda alınan kararları ilgili birimlere bildirmek ve bilgisayara kaydetmek,
• Enstitü Yönetim Kurulunda alınan kararları ilgili birimlere bildirmek ve bilgisayara kaydedip dosyalamak,
• Enstitü içi ve dışı öğretim elemanı görevlendirilmesi ile ilgili yazıları Bölüm Başkanlıklarına iletmek, ilgili birimlere gönderilecek yazıları hazırlamak,
• Birimimiz Kalite ve Güvence sorumlusu olarak gerekli işlerin yapılması ve dosyaların düzenlenmesi,
b) Yetkisi: Görevlerini Enstitünün belirlediği yetki sınırları çerçevesinde yerine getirir.
c) Sorumlulukları: Görevini yerine getirmenin ve yetkilerini kullanmanın sonuçlarından dolayı ilk üst amirine (Enstitü Sekreterine) karşı sorumludur. Evrakla ilgili sorumluluk. Araç-gereç, malzeme ve donanımla ilgili sorumluluk.
Ülker YAZICI
a) Görevleri: Enstitü Dergisi ile ilgili;
• Makalenin gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra editör/editör yardımcısına gönderilme aşamasında yapılacak işlemler,
• Makalenin son düzenlemelerinin yapılması ve dergi formatına (PUBLİSHER) aktarılması,
• Pruf çıktılarının yazarlara onaylatılmasının sağlanması,
• Makalenin dergi formatına (PUBLİSHER) aktarıldıktan sonra DOI alınması için ilgili Editör Yardımcısına gönderilmesi,
• Publisher programındaki son halini alan Enstitü Dergisinin destek birimine verilmesi WEB Sayfasında ve Dergi Parkta yayınlanmasının sağlanması,
• Yayınlanması tamamlanan derginin ilgili yerlere gönderilmesinin sağlanması (Ulak/Bim- TÜBİTAK-Kütüphane vs.) Yazı İşleri;
• Program açma tekliflerinde enstitü kurulu kararı ve dosyadaki evrakların tamamlanarak yazışmaların sağlanması,
• Gündem dosyasına girecek evrakların kontrolünün yapılması (Öğrenci işlerinin gerekli kontrollerinden sonra),
• Yönetim Kurulu’nun yapılacağı tarihteki evrakları düzenleyerek gündemi oluşturmak,
• Yönetim Kurul Kararlarının duyurulması,
• Yönetim Kurul Kararlarının yazılarak Yönetim Kurulu Üyelerinin imzasının açılması,
• Yönetim Kurulu Üyelerinin imzaladığı kararlardan muhasebe birimi ile ilgili olanların aslı gibidir yapılarak birime verilmesi,
• Mezun ve kaydı silinen öğrencilerin Yönetim Kurul kararlarının öğrenci işleri daire başkanliğina gönderilmesi,
• ÖSYM İstatistik Bilgilerin hazırlanması ve üst yazısının hazırlanması (Öğrenci İşlerine Destek)
• Öğrenci Temsilciliği Seçim yazışmalarının yapılması,
• Faaliyet Raporlarının Rektörlüğe bildirilmesi,
• Soruşturmalar ile ilgili yazışmaların yapılması,
• Araştırma Görevliliği alımı ile ilgili sınav evrakları tutanakları, işe başlama vb. gibi yazışmaların yapılması,
• Enstitü içi ve dışı öğretim elemanı görevlendirilmesi ile ilgili yazıları Bölüm Başkanlıklarına iletmek, ilgili birimlere gönderilecek yazıları hazırlamak,
• Araştirma görevlileri süre uzutım teklif yazılarının anabilim dalı başkanlıklarından istenmesi, • Diğer üniversitelerden ders alma ile ilgili Yönetim Kurulu Karar duyurularının yapılması,
• Tez Çalışması ile ilgili olarak Kurum Anket izin yazılarının öğrenci işleri daire başkanlığına yazılması,
• Enstitü Karar gündemi, katılım tutanağı, kararların yazılması ve duyurularının yapılması ile ilgili işlemler,
• ÖYP yazışmaları,
• Kurum İçi Daire Başkanlıkları ile ilgili her türlü cevaplanacak yazıların hazırlanması,
• Bilgi İşlem Daire Başkanlığına OBİSİS sorunları ile ilgili rutin yazışmalar, • Strateji Daire Başkanlığının istemiş olduğu YÖDEK raporlarının hazırlanması ile ilgili tablolar ve yazışmalar,
• Anabilim Dalı Başkanlıkları ile rutin yazışmaların yapılması,
• Ders planları, final tarihleri, ders programları, danışmanlıklar, tez projesi isteme, öğrenci alım ilanı, vb. Tüm yazışmalar
• CİMER’den gelen şikayetlerin cevaplandırılması,
• Hes Sorgularının yapılması,
b) Yetkisi : Görevlerini, Enstitünün belirlediği yetki sınırları çerçevesinde yerine getirir.
c) Sorumlulukları: Görevini yerine getirmenin ve yetkilerini kullanmanın sonuçlarından dolayı ilk üst amirine (Enstitü Sekreterine) karşı sorumludur. Evrakla ilgili sorumluluk Araç-gereç
SERKETERYA Derya FİDAN
a) Görevler:
• Enstitüye gelen telefonları ilgili birimlere bağlamak, arayan kişiyi yönlendirmek,
• Müdürlük tarafından Enstitü personeline, üniversite birimlerine ve diğer kurumlara iletilmesi gereken yazıları hazırlamak, imzalatıp onaylatmak ve kaydetmek,
• Akademik personelin idari görevleri ile ilgili yazışmaları yapmak, ilgili kişi ve birimlere iletmek ve bilgisayara kaydetmek,
• Çalışma saatleri sonunda pencereleri, muslukları kontrol etmek, açıksa kapatmak, elektrikleri söndürmek, kapıların kilitli olup olmadığını kontrol etmek,
• Görev alanıyla ilgili olarak Enstitü Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
b) Yetkisi: Görevlerini, Enstitünün belirlediği yetki sınırları çerçevesinde yerine getirir.
c) Sorumlulukları: Görevini yerine getirmenin ve yetkilerini kullanmanın sonuçlarından dolayı ilk üst amirine (Enstitü Sekreterine) karşı sorumludur. Evrakla ilgili sorumluluk Araç-gereç malzeme ve donanımla ilgili sorumluluk
Serap ATALAY
a) Görevler:
• Dış ve iç hattan gelen telefonlara bakmak, öğrenci ve öğretim üyelerinin lisansüstü eğitim ve öğretim süreçleri ile ilgili bilgi vermek,
• Yazı işleri, Muhasebe biriminin öğrenci işlerinden istediği (görev tanımındaki konularla ilgili) bilgi ve belgelerin çıktısını alarak imzalı veya paraflı olarak sunmak,
• Öğrencilerin talep ettikleri; öğrenci belgesi, transkript, not durum belgesi, ilgili makama vb. belgeleri hazırlamadan önce durumlarını kontrol ettikten sonar şayet uygun ise dilekçelerini alıp ilgili evrakı paraflayarak gelen evrak’ a kaydını yaptırıp yazı işlerine vermek, • Öğretim üyelerinin talep ettikleri; danışman listesi, derse giren öğrenci listesi, yoklama, verilen dersler vb. belgeleri hazırlamadan önce durumlarını kontrol ettikten sonra şayet uygun ise dilekçelerini alıp ilgili evrakı paraflayarak gelen evrak’ a kaydını yaptırıp yazı işlerine vermek,
• Askerlik sevk işlemleri ile ilgili dilekçeli taleplerin gereğini yapmak, • ÖSYM İstatistik Bilgilerini sistem üzerinden çekerek hazırlamak,
• Anabilim Dallarından gelen ders planlarının kontrolünü ve takibini yapmak uzmanlık alan dersinin 5 AKTS, tez çalışmasının 25 AKTS, normal dersleri 8 AKTS den fazla olmaması gibi ders AKTS lerinin kontrolünü yapmak ve ilgili birime düzenleme yapması için bilgilendirmek,
• Güz ve Bahar yarıyılında online başvuru programına ilandaki özel şartları girerek hazır hale getirmek, başvurusu uygun olmayanları bilgilendirmek, gerektiği hallerde iptal etmek,
• Yabancı uyruklu öğrenci müracaatlarını almak, • Mülakat’a girecek öğrenci listelerini hazırlayarak sınav salonlarına asmak, juri tutanaklarını ilan çıktısını juri başkanına sunmak, mülakat notlarını sisteme yüklemek, mülakatı kazanan öğrencilerin listesini yk için yazı işlerine paraflı şekilde vermek, kesin kayıt işlemlerini yapmak,
• Doktora öğrencilerinin yeterlik sınavlarını takiben 6 ay içinde, yüksek lisans programı öğrencilerinin ise derslerini bitirdiği dönemi takip eden dönemin başına kadar tez projelerinin Yönetim Kuruluna girmek üzere hazır olmalarının sağlanması (Danışman ve öğrenci ile görüşerek),
• Öğrenciyi ilgilendiren yazıları tarayarak öğrencinin dijital dosyasına girmesini sağlamak (dilekçeleri ekinde verilen belgeleri vb.),
• Dönem başında tez projesi getirecek Yüksek Lisans öğrencilerinin ders durum belgelerinin çıktısı alınması, incelenmesi ve tez proje teslimlerinin zamanında enstitüye teslimlerinin sağlanması,
• Yönetim Kurul Kararlarını sisteme işlemek,
• “özel öğrenci” başvurusu uygun bulunan öğrencilerin OBİBİS’te ders atamalarının yapılması, alınan derslere ait ders durum formlarının ilgili kuruma gönderilmek üzere yazı işlerine verilmesi,
• Başka kurumda ders veren hocaların ders notlarını girmeleri için aynı anabilim dalındaki bir öğretim üyesini yetkilendirmesi işlemleri,
• Mezun durumda olan, Dr yeterliğe ve Tez önerisi savunma sınavına girecek öğrencilerin evraklarının kontrollü, öğrenci durum belgesinin onaylanması Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına yabancı uyruklu öğrencilerle ilgili formların istenildiği dönemlerde düzenli olarak gönderilmesi,
• Dr. yeterlige girecek öğrenci listesini hazırlayarak öğrencilerin bilgilendirilmesi için yazı işlerine paraflı olarak verip anabilim dallarına yazışmanın yapılmasını istemek, • İntibak işlerinin yapılması,
• Dönem sonlarında not girişi yapmayan öğretim üyelerinin listelenerek (paraflanarak) Anabilim Dalı Başkanlıklarına listenin gönderilmesi için yazı işlerine sunmak,
• Dönem sonunda kaydı silinecek öğrencileri OBİSİS den tespit etmek, listeyi hazırlayarak gereği için yazı işlerine sunmak,
b) Yetkisi: Görevlerini, Enstitünün belirlediği yetki sınırları çerçevesinde yerine getirir.
c) Sorumlulukları: Görevini yerine getirmenin ve yetkilerini kullanmanın sonuçlarından dolayı ilk üst amirine (Enstitü Sekreterine) karşı sorumludur. Evrakla ilgili sorumluluk Araç-gereç malzeme ve donanımla ilgili sorumluluk.
Şükrü KARA
a) Görevler:
• Dış ve iç hattan gelen telefonlara bakmak, öğrenci ve öğretim üyelerinin lisansüstü eğitim ve öğretim süreçleri ile ilgili bilgi vermek,
• Yazı işleri, Muhasebe biriminin öğrenci işlerinden istediği (görev tanımındaki konularla ilgili) bilgi ve belgelerin çıktısını alarak imzalı veya paraflı olarak sunmak,
• Öğrencilerin talep ettikleri; öğrenci belgesi, transkript, not durum belgesi, ilgili makama vb. belgeleri hazırlamadan önce durumlarını kontrol ettikten sonar şayet uygun ise dilekçelerini alıp ilgili evrakı paraflayarak gelen evrak’ a kaydını yaptırıp yazı işlerine vermek,
• Öğretim üyelerinin talep ettikleri; danışman listesi, derse giren öğrenci listesi, yoklama, verilen dersler vb. belgeleri hazırlamadan önce durumlarını kontrol ettikten sonra şayet uygun ise dilekçelerini alıp ilgili evrakı paraflayarak gelen evrak’ a kaydını yaptırıp yazı işlerine vermek,
• Askerlik sevk işlemleri ile ilgili dilekçeli taleplerin gereğini yapmak,
• Yeni kayıt olan öğrencilerin kimliklerinin dağıtımını yapmak,
• Güz ve Bahar yarıyılında online başvuru programına ilandaki özel şartları girerek hazır hale getirmek, başvurusu uygun olmayanları bilgilendirmek, gerektiği hallerde iptal etmek,
• Yabancı uyruklu öğrenci müracaatlarını almak,
• Mülakat’a girecek öğrenci listelerini hazırlayarak sınav salonlarına asmak, juri tutanaklarını ilan çıktısını juri başkanına sunmak, mülakat notlarını sisteme yüklemek, mülakatı kazanan öğrencilerin listesini yk için yazı işlerine paraflı şekilde vermek, kesin kayıt işlemlerini yapmak,
• TİK raporlarının yönetmelikde belirtildiği üzere güz ve bahar dönemi 12. ve 6. Aylarda verilmesi için TİK raporu verecek anabilim dalı öğrencilerinin listesini 1 hafta öncesinden hazırlayarak anabilim dallarına gönderilmek üzere yazı işlerine vermek, gelen raporlarının ön incelemesini yapmak, yönetim kurulu gündemi için listelenmesini yapmak,
• Mezun durumda olan, Dr yeterliğe ve Tez önerisi savunma sınavına girecek öğrencilerin evraklarının kontrollü, öğrenci durum belgesinin onaylanması,
• Dr. yeterlige girecek öğrenci listesini hazırlayarak öğrencilerin bilgilendirilmesi için yazı işlerine paraflı olarak verip anabilim dallarına yazışmanın yapılmasını istemek,
• İntibak işlerinin yapılması,
• Dr. yeterlik komitelerinin ve anabilim dalları öğretim üyeleri listeleri ile, enstitü kurulu anabilim dalları liste ve evraklarının güncellenmesi,
• Enstitü web sayfası ile ilgili güncellemelerin yapılması, formların oluşturulması, güncellenmesi, yeni anabilim dalı açılması, öğretim üyesi ünvanlarının, anabilim dalı başkanlığı isim değişikliklerinin, idari personel değişikliği, ECTS vb. gibi bilgilerin düzenlenmesi,
• Mezun olan öğrencilerin YÖK’e teslim edilmesi gereken tez PDF’lerinin veri tabanına yüklenmesi,
• Final sınav tarihlarini bildiren anabilim dallarının listesini yazı işlerine vermek, web sitesinde ilan için hazırlamak,
b) Yetkisi: Görevlerini, Enstitünün belirlediği yetki sınırları çerçevesinde yerine getirir.
c) Sorumlulukları: Görevini yerine getirmenin ve yetkilerini kullanmanın sonuçlarından dolayı ilk üst amirine (Enstitü Sekreterine) karşı sorumludur. Evrakla ilgili sorumluluk Araç-gereç malzeme ve donanımla ilgili sorumluluk .
Zehra SARIKAYA
a) Görevler:
• Dış ve iç hattan gelen telefonlara bakmak, öğrenci ve öğretim üyelerinin lisansüstü eğitim ve öğretim süreçleri ile ilgili bilgi vermek,
• Yazı işleri, Muhasebe biriminin öğrenci işlerinden istediği (görev tanımındaki konularla ilgili) bilgi ve belgelerin çıktısını alarak imzalı veya paraflı olarak sunmak,
• Öğrencilerin talep ettikleri; öğrenci belgesi, transkript, not durum belgesi, ilgili makama vb. belgeleri hazırlamadan önce durumlarını kontrol edip şayet uygun ise dilekçelerini alıp ilgili evrakı paraflayarak gelen evrak’ a kaydını yaptırıp yazı işlerine vermek,
• Öğretim üyelerinin talep ettikleri; danışman listesi, derse giren öğrenci listesi, yoklama, verilen dersler vb. belgeleri hazırlamadan önce durumlarını kontrol ettikten sonra şayet uygun ise dilekçelerini alıp ilgili evrakı paraflayarak gelen evrak’ a kaydını yaptırıp yazı işlerine vermek,
• Anabilim dalı başkanlıklarından gelen öğrenci danışmanlarını listelemek, yk dan sonra obisis e işlemek,
• Eski ve Yeni kayıt olan öğrencilerin kimliklerinin dağıtımını yapmak,
• kayıtlı olan öğrencilerin kimliklerinin dağıtımını yapmak,
• Güz ve Bahar yarıyılında öğrenci talep kontenjanlarını incelemek, uygun koşulları ilan listesine girip Güz ve Bahar yarıyılı Enstitü öğrenci alımı ilanını hazırlamak, yk için yazı işlerine sunmak,
• Öğrenci müracatları sınav jurileri önerilerini toplamak, listelemek ve web sitemizde ilan ve yk için listeyi yazı işlerine sunmak,
• Tez önerisi savunma sınavı, Dr. yeterlik ve tez savunma sınavları için zoom linki vermek,
• Enstitü kurulu, yönetim kurulu toplantılarından önce kurul üyelerine toplantı yeri ve zamanı ile ilgili bilgilendirme yapmak, gerekiyor ize zoom linklerini göndermek,
• Mezun olan öğrencilerin mezuniyet aşamasındaki teslim edilmesi gerekli olan mezuniyet evraklarının (CD, veri formu, özet-abstract, PDF) tesliminin kontrollü olarak alınması,
• Mezun olan öğrencilerin diplomaarını alabilmeleri için obisisten evrak isteğinde bulunulması, öğrencikimlik kartlarını alabilmeleri için sistemden talep oluşturulması,
• Mezun tezlerinin onaylanması, öğrenci ve ilgili birimlere gönderilmesinin sağlanması,
• Yönetim Kurul Kararını takiben mezun olunması için gerekli belgeler getiren öğrencilerin ilişik kesme belgesindeki ilgili yerilerin kontrol edilerek imzalanması,
• Tez savunma sınavına giren öğrencilerin evraklarını tamamlamalarının takibi ve tamam olanlarının yk ya girmesi için yazı işlerine gündem dosyasına konulması,
• Yönetim Kurulunu takiben Tez savunma sınav tarihlerinin listelenerek, bir hafta içinde Nurullah Beye verilmesi ve ilan panosuna asılmasının sağlanması
b) Yetkisi : Görevlerini, Enstitünün belirlediği yetki sınırları çerçevesinde yerine getirir.
c) Sorumlulukları: Görevini yerine getirmenin ve yetkilerini kullanmanın sonuçlarından dolayı ilk üst amirine (Enstitü Sekreterine) karşı sorumludur. Evrakla ilgili sorumluluk Araç-gereç malzeme ve donanımla ilgili sorumluluk
Nurullah GENÇ ( Yardımcı Hizmetler)
a) Görevler:
• Evrak dağıtımının yapılması,
• Büro ve sınıfların temizliğinin sağlanması,
• Çay hazırlamak. Ders ve iş için gelen Öğretim üyelerine ikram hizmetini yürütmek,
• Yönetim Kurulu ve Enstitü Kurulu Kararlarının imzalarının kendisine tesliminden itibaren en kısa süre içinde imzalarının tamamlattırılması,
• Çalışma saatleri sonunda pencereleri, muslukları kontrol etmek, açıksa kapatmak, ortak alanların elektrikleri söndürmek, sınıf kapılarının kilitli olup olmadığını mesai bitimi kontrol etmek (I.Derecede sorumluluk),
• Elektrik, su, gaz, yakıt, temizlik malzemesi vb. harcamalarda tasarrufa riayet etmek, gerekli kontrolleri yapıp arızalarını amirine bildirmek,
• Postaya verilecek evrakların postahaneye götürülmesi,
• Kendisine teslim edilen araç, gereç ve malzemeyi korumak,
• Görev alanıyla ilgili Enstitü Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
b) Yetkisi : Görevlerini, Enstitünün belirlediği yetki sınırları çerçevesinde yerine getirir.
c) Sorumlulukları: Görevini yerine getirmenin ve yetkilerini kullanmanın sonuçlarından dolayı ilk üst amirine (Enstitü Sekreterine) karşı sorumludur. Evrakla ilgili sorumluluk Araç-gereç malzeme ve donanımla ilgili sorumluluk